Doorlopende machtiging tot vernietiging

Het wettelijk kader voor het verstrekken van een doorlopende machtiging is in de basis niet anders dan die voor het de vernietigingsprocedure met een eenmalige machtiging.

Een machtiging tot vernietiging wordt in de regel telkens eenmalig verstrekt door de archivaris. Deze machtiging heeft betrekking op een lijst van te vernietigen dossiers die aan de archivaris wordt voorgelegd. Is hij daarmee akkoord dan wordt de machtiging voor die zaken/dossiers verstrekt. En op basis van die machtiging wordt de vernietiging vervolgens uitgevoerd. 

Het doorlopen van deze procedure heeft twee belangrijke nadelen. In de eerste plaats vergt het enige tijd: het betreft vaak een lijst met alle dossiers en zaken die in een bepaald jaar of periode voor vernietiging in aanmerking komen. Dat kunnen eenvoudige uitvoeringsdossiers zijn, maar er staan vaak ook complexe zaakdossiers op de lijst. De vernietiging van de op de lijst voorkomende dossiers kan pas worden uitgevoerd als voor alle dossiers de hele procedure is doorlopen. Voor een aantal uitvoeringsdossiers is de beoordeling echter minimaal en zou de vernietigingsprocedure sneller doorlopen kunnen worden. 

Een tweede nadeel van het doorlopen van de hele procedure is dat die nu maar eenmaal per jaar wordt doorlopen. Daarmee is het niet mogelijk om recht te doen aan bewaartermijnen die minder dan een jaar zijn. Ook die zaken worden nu eenmaal per jaar vernietigd, waardoor de werkelijke bewaartermijn voor deze zaken/dossiers soms kan oplopen tot twee jaar. 

Met een doorlopende machtiging is de organisatie in staat om de vernietigingsprocedure sneller en daardoor vaker te doorlopen. Dit heeft effect in het aantal jaarlijks te beoordelen dossiers en er kan meer conform de wettelijke bewaartermijnen worden vernietigd. 

Het verstrekken van een doorlopende machtiging gebeurt door de archivaris, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden hebben betrekking op het informatiebeheer bij de organisatie en op de kwaliteit van de informatie.

Informatiebeheer op orde
De eerste voorwaarde is dat de organisatie het informatiebeheer op orde moet hebben. Voor het verstrekken van een doorlopende machtiging tot vernietiging moeten de volgende instrumenten aanwezig zijn: 

• Een kwaliteitssysteem op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hiermee is er niet alleen inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de kwaliteit, maar is er ook voortdurende aandacht voor verbetering in de Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA). 

• Een bewaarstrategie waarin in ieder geval de indeling van informatie in verschillende informatiebeheerregimes is opgenomen. Deze is nodig om de zaaktypen te kunnen duiden die eventueel voor een doorlopende machtiging in aanmerking komen. 

• Een applicatieoverzicht waarmee een helder inzicht kan worden verkregen in de aanwezige applicaties, welke processen (zaaktypen) hiermee worden uitgevoerd en welke archiefbeheer activiteiten hiermee (kunnen) worden uitgevoerd. 

• De vernietigingsprocedure die aangeeft hoe de daadwerkelijke vernietiging plaatsvindt. Dit geldt niet alleen voor het zaak- en documentmanagementsysteem, maar ook voor eventuele taakspecifieke applicaties. 

Kwaliteit van informatie
De tweede voorwaarde behelst de kwaliteit van de informatie. Een organisatie komt alleen voor een doorlopende machtiging in aanmerking als de zaken waarop die machtiging betrekking heeft met een grote betrouwbaarheid worden vastgelegd. Dit geldt niet alleen voor de metagegevens maar ook de vastlegging van resultaten moeten op orde zijn. 

Er kan hier geen limitatieve opsomming worden gegeven welke zaaktypen voor een doorlopende machtiging in aanmerking komen. Bij elke organisatie zullen dit weer andere zaaktypen zijn, onder andere afhankelijk van de bovengenoemde voorwaarden. Het samenstellen van een lijst van zaaktypen gebeurt in overleg met het Noord-Veluws Archief (NoVA).

Informatiebeheer op orde
Voordat een organisatie een doorlopende machtiging kan aanvragen moeten eerst de instrumenten aanwezig zijn zoals beschreven in paragraaf 4.1. Deze moeten ter beoordeling aan NoVA worden voorgelegd. Bij de tweejaarlijkse archiefinspectie kan dit worden aangetoond door te voldoen aan de vragen 4.1.a (kwaliteitssysteem), 5.7 (bewaarstrategie), 3.1.c. en 5.1 (applicatieoverzicht) van de Archief KPI’s 20203 (voor de vernietigingsprocedure is er geen archief KPI). 

Bepalen zaaktypen en zaakresultaten
De volgende stap is het bepalen van de zaaktypen met zaakresultaten die in aanmerking zouden kunnen komen voor een doorlopende machtiging. Dit wordt gedaan in overleg met NoVA. De kwaliteit van deze zaaktypen met zaakresultaten moet door middel van een steekproef kunnen worden aangetoond. Hiervoor geldt een betrouwbaarheidsinterval van 98% en een foutmarge van 5%. 

Indienen verzoek
Is er overeenstemming dan kan de organisatie overgaan tot het formele verzoek om een doorlopende machtiging. Dit verzoek bevat in ieder geval de volgende elementen: 

• Het geeft inzicht op welke wijze wordt voldaan aan de gestelde voorwaarden 
• Namen van zaaktypen en zaakresultaten waarvoor de doorlopende machtiging wordt aangevraagd. 
• Naam/namen van het systeem/de systemen waarin de betreffende zaken zich bevinden. 
• Bewaartermijnen en aanduidingen van de categorieën uit de selectielijst volgens welke de archiefbescheiden vernietigd mogen worden. 
• Welke uitzonderingen op de vernietiging worden toegepast. 

Beoordelen verzoek
Dit verzoek wordt beoordeeld door de archiefinspecteur en de archivaris, waarbij het mogelijk is dat er om nadere informatie wordt gevraagd. Dit leidt tot een besluit tot het wel, gedeeltelijk of niet verlenen van een doorlopende machtiging. Bij een (gedeeltelijk) positief besluit kunnen nadere voorwaarden aan de machtiging worden gekoppeld, zoals een bepaalde periode waarvoor de machtiging geldt, de wijze van verantwoording, het uitvoeren van kwaliteitscontroles en het periodiek overleggen van de resultaten daarvan aan NoVA. Ook kan de organisatie gevraagd worden mee te werken aan een audit hierop. 

Uitvoering
Met deze doorlopende machtiging kan de organisatie voor de betreffende zaaktypen met zaakresultaten, alle zaken na het verstrijken van de bewaartermijn, vernietigen. De vernietiging moet minimaal eenmaal per jaar worden uitgevoerd en voor zaken die korter dan een jaar bewaard moeten worden minimaal tweemaal per jaar, maar bij voorkeur nog vaker, bijvoorbeeld één keer per één of twee maanden. 

Verklaring van vernietiging
Deze vernietiging moet worden verantwoord door het opstellen van een verklaring van vernietiging. Deze verklaring kan, net als de verklaring voor vervanging, jaarlijks worden opgesteld. Hierbij hoort een lijst van vernietigde zaken/dossiers als specificatie. Deze lijst moet de elementen bevatten zoals opgenomen in paragraaf 4.1 van de Handreiking vernietiging. Als de verklaring betrekking heeft op meerdere vernietigingsdata wordt deze aangevuld met de daadwerkelijke vernietigingsdatum.