Machtiging tot vernietiging

Landelijke wet- en regelgeving
De wettelijke basis van vernietiging vinden we in artikel 3 van de Archiefwet 1995: ‘De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.’ Om de vernietiging te kunnen uitvoeren is de zorgdrager op grond van artikel 5 van diezelfde wet verplicht selectielijsten op te stellen waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen (zie hiervoor de Handreiking waardering en selectie).

Hieruit vloeit voort dat het overheidsorgaan verplicht is om de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen. Dit geldt ook voor de metagegevens die op dossier-, zaak- en documentniveau zijn opgenomen in het zaak en het documentmanagementsysteem, voor metagegevens en procesinformatie in taakspecifieke applicaties en voor kopieën en back-ups.

Het overheidsorgaan is verplicht om conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van de vernietiging op te stellen die ten minste een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden (vernietigingslijst) en de grond en wijze van vernietiging. Het doel van de vernietigingslijst is dat aan de hand daarvan bewezen kan worden dat informatie vernietigd is.

Lokale regelgeving
Naast de landelijke wet- en regelgeveling is ook de lokale regelgeving van kracht. In de gemeentelijke Archiefverordening en het Beheerregeling informatiebeheer zijn afspraken vastgelegd ten aanzien van het archief- en informatiebeheer en de vernietiging van archiefbescheiden. In artikel 2 van de model Archiefverordening bepaald dat het college van burgemeester en wethouders onder andere zorgdragen voor het vernietigen van archiefbescheiden. Volgens artikel 9 van de model Beheerregeling informatiebeheer stelt het hoofd van het organisatieonderdeel een vernietigingslijst op alvorens tot vernietiging over te gaan. Ingevolge het 3^e lid van dit artikel behoeft deze lijst de goedkeuring van de archivaris die dan tevens geldt als machtiging tot vernietiging.

Verklaringen van vernietiging en de daarbij behorende vernietigingslijsten zijn te bewaren documenten. Na overbrenging zijn ze in principe dan ook openbaar. Om die reden moet aandacht worden besteed aan de vermelding van persoonsgegevens op vernietigingslijsten. NoVa accepteert geen vernietigingslijsten (meer) met persoonsgegevens als het gaat om digitale dossiers. NoVA volgt hierin het advies van KIA. Alleen voor analoge persoonsdossiers en cliëntendossiers sociaal domein maakt NoVA een uitzondering.

Voor vernietigingslijsten met daarop analoge persoonsdossiers  geldt de volgende werkwijze: de persoonsdossiers worden op een afzonderlijke vernietigingslijst aangeboden. Op deze lijst kan dan een openbaarheidsbeperking worden gelegd.

Voor de vernietigingslijsten van de digitale archieven geldt vanaf heden de volgende trapsgewijze werkwijze: voor het interne goedkeuringsproces bij de gemeente (waar wij als archiefdienst ook een rol in hebben) worden uitgebreide lijsten gemaakt, maar voor het formele proces, welke eindigt in een te bewaren verklaring van vernietiging, alleen geaggregeerde/compacte lijsten zonder persoonsgegevens.  De omschrijvingen zijn beknopt en algemeen op de zaak gericht en niet op de persoonlijke actoren. Ook is hierbij de voorwaarde dat het eerdere overzicht met uitgebreide beschrijvingen dan wordt vernietigd (in ieder geval vóór overbrenging).

Opstellen vernietigingslijst
Het initiatief voor het vernietigen van archiefbescheiden ligt bij het hoofd van het organisatieonderdeel, de beheerder: de persoon die verantwoordelijk is voor het archief- en informatiebeheer. In de praktijk is de uitvoering van deze taak gemandateerd aan één of meerdere medewerkers. De beheerder stelt de vernietigingslijst op, controleert de lijst en stemt deze vervolgens af met de proceseigenaren uit de organisatie.

Voorwaarden aan vernietigingslijst
De lijst moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De vernietigingslijst is logisch geordend op basis van een ordeningsstructuur.
• Het gebruik van specifieke afkortingen is beperkt, behalve de meest gangbare (bijv. btw, enz.).
• In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het aantal persoonsgegevens op de vernietigingslijst tot een minimum beperkt.
• De vernietigingslijst is in een Excel- of CSV-formaat opgemaakt.

Verzamelomschrijvingen
In principe moet elk individueel (zaak)dossier op de vernietigingslijst worden vermeld. Dat geldt voor zowel analoge als digitale dossiers.

Bij digitale zaakdossiers is de mogelijkheid tot gebruik van verzamelomschrijvingen ruimer. Lijsten met vernietigbare digitale zaakdossiers bevatten vaak series van een zelfde zaaktype met telkens een gelijkluidende omschrijving en eenzelfde resultaat. Om te voorkomen dat vernietigingslijsten door deze series tot een enorme omvang leiden, kan in een aantal gevallen verzamelomschrijvingen worden gebruikt. Daarvoor moeten series minimaal aan de volgende punten voldoen:

• Het betreffen zaakdossiers van routinematige processen.
• De zaakdossiers hebben een zelfde omschrijving met alleen variabelen in naam, locatie of tijd.
• De resultaten van de zaakdossiers zijn identiek (en daarmee de grondslag en bewaartermijn).
• Op de zaakdossiers zijn de selectielijsten van 2017 of later van toepassing.

Voorbeelden van zaakdossiers zijn evenementenmeldingen, verhuizingen, kwijtscheldingen belastingen, bezwaarschriften parkeerbelastingen.

Bij verzamelomschrijvingen van digitale zaakdossiers is het niet nodig om de individuele zaakdossiers als een bijlage bij de lijst te voegen. Wel moet in de lijst duidelijk blijken dat het om een verzamelomschrijving gaat door de toevoeging van het begrip ‘Verzamelomschrijving’ en de vermelding van het aantal individuele zaakdossiers. Bijvoorbeeld: Verhuizingen 2023 (Verzamelomschrijving – 54 zaakdossiers).

Elementen van een vernietigingslijst
De lijst moet minimaal de volgende elementen bevatten:

• Identificatienummer: elk dossier of elke zaak is voorzien van een zaak- of dossiercode. Bij een verzamelomschrijving is dit niet nodig.
• Classificatie: afkomstig uit de Basisarchiefcode (BAC) en/of de gehanteerde zaaktypecatalogus (ZTC); de classificatie vanuit de ZTC bestaat uit in ieder geval de zaaktypeomschrijving, deze is onlosmakelijk verbonden met de zaakomschrijving.
• Dossier- of zaakomschrijvingen of verzamelomschrijvingen: deze moeten voldoende duidelijk maken waarop de inhoud van de zaak of het dossier betrekking heeft. De omschrijving bestaat uit een aantal subelementen:
  • Handeling
  • Resultaat
  • Object
  • Subject
    Het object en subject zullen niet bij alle dossiers aanwezig zijn. Bij zaakdossiers vanuit een zaaksysteem kunnen dit ook allemaal afzonderlijke elementen zijn.

• Periode: het openingsjaar en het sluitingsjaar. Dit kunnen ook twee losse elementen zijn.
• Vindplaats: dit is alleen van toepassing op analoge dossiers. In het geval van een gecombineerde lijst kan, als het een digitaal dossier of zaak betreft, de aanduiding ‘digitaal’ worden vermeld.
• Vernietigingsjaar
• Bewaartermijn: afkomstig uit de geldende selectielijst, aangevuld met de eventuele procestermijn.
• Grondslag: de categorie of het resultaat uit de geldende selectielijst.
• Selectielijst: de verkorte naam van de geldende selectielijst, bijv. selectielijst 1996.

Enkele aandachtspunten
Enkele aandachtspunten en tips bij het vervaardigen van een vernietigingslijst:

• Als een (zaak)dossier betrekking heeft op een proces in een andere applicatie kan het zinvol zijn om bijvoorbeeld het identificatienummer van dit proces in de lijst op te nemen. Dit kan dan gebruikt worden om ook de informatie uit de andere applicatie te vernietigen.
• Zorg voor onderlinge afstemming met de zaakeigenaren zodat er geen wijzigingen meer in de registraties van de te vernietigen archiefbescheiden worden doorgevoerd.
• Betrek functioneel beheer erbij; deze kan geautomatiseerd de vernietigingslijst opmaken vanuit het DMS (of andere applicatie) en exporteren naar een Excel of CSV-formaat.
• Controleer of de dossiers terecht op de vernietigingslijst staan en of alle elementen uit de vernietigingslijst correct zijn ingevuld. Daar waar dit niet het geval is, pas of vul dit aan.
• Voer een controle uit op de aanwezigheid van de analoge dossiers. Dossiers die niet aanwezig zijn mogen niet op de vernietigingslijst staan.
• Als er dossiers op de vernietigingslijst staan die langer of blijvend bewaard moeten worden, pas dit dan meteen aan in het DMS (of andere applicatie).

Verzoek machtiging
Alvorens over te gaan tot daadwerkelijke vernietiging verzoekt de beheerder de archivaris tot het verlenen van een machtiging. Deze aanvraag van een machtiging tot vernietiging bevat minimaal de volgende onderdelen:

• De naam van het archief.
• De titel van de lijst (of bij meerdere lijsten het aantal en de titels).
• De naam van de applicatie waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen (per lijst).

Optioneel kan van het archief het aggregatieniveau worden vermeld (serie, reeks, blok, dossier- en/of documentniveau).

De aanvraag en de vernietigingslijst(en) moeten digitaal worden aangeleverd.

In het geval de wetgeving expliciet opdraagt om te vernietigen, is een machtiging van de archivaris niet nodig. Op dit moment geldt dit voor vernietiging op grond van het Besluit Burgerlijke Stand 1994, de Kieswet en de Wet tijdelijk huisverbod. De betreffende artikelen zijn als bijlage 1 opgenomen. Wel moet in al deze gevallen een proces-verbaal of verklaring van vernietiging worden opgesteld. Als de wetgeving spreekt over een bewaartermijn, is een machtiging van de archivaris wel noodzakelijk.

Als vanuit de proceseigenaren een gemotiveerd verzoek is ontvangen om voor bepaalde dossiers, zaken of documenten een afwijkende bewaartermijn te hanteren, dan wordt deze, voorzien van het commentaar van de beheerder, apart toegevoegd. Dit is overigens alleen mogelijk voor dossiers die op grond van de Vernietigingslijst 1983 of de Selectielijst 1996 vernietigd mogen worden. Vanaf de Selectielijst 2017 is het afwijken van de bewaartermijnen niet meer toegestaan (zie ook Handreiking waardering en selectie, paragraaf 6.2).

Eerste beoordeling van vernietigingslijst
Het Noord-Veluws Archief (NoVA) beoordeelt het verzoek om een machtiging op basis van de ingediende vernietigingslijst. Daarbij controleert NoVA of het verzoek en de vernietigingslijst minimaal voldoet aan de voorwaarden en de elementen bevat, zoals die genoemd zijn in paragraaf 4.1.

Er kan door NoVA een steekproef worden uitgevoerd op de vernietigingslijsten. Dit geldt ook voor de individuele zaakdossiers die met een verzamelomschrijving op de lijst staan (zie paragraaf 4.1.2).

Als er opmerkingen zijn vanuit NoVA met betrekking tot de vernietigingslijst moeten deze door de beheerder in de lijst worden verwerkt. Als voor een zaak of dossier een ander vernietigingsjaar geldt of permanent bewaard moet worden, worden de wijzigingen ook doorgevoerd in het documentmanagementsysteem (of een andere applicatie).

Beoordeling vernietigingsverzoek
De beheerder maakt vervolgens een definitieve vernietigingslijst op conform paragraaf 3 persoonsgegevens en legt deze voor aan de archivaris voor goedkeuring.

Verlenen machtiging
Is de vernietigingslijst goedgekeurd dan verstrekt de archivaris een machtiging tot vernietiging aan de beheerder voor de in aanmerking komende archiefbescheiden. De vernietigingslijst, voorzien van datum en nummer van de machtiging, vormt met de getekende machtiging één onlosmakelijk geheel.

Daadwerkelijke vernietiging
De hiervoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden daadwerkelijk vernietigd door de persoon of organisatie die hiertoe is gemachtigd. Analoge archiefbescheiden worden daartoe aangeboden aan gecertificeerd bedrijf. De registraties van de te vernietigen zaken/dossiers dienen ook uit het documentmanagementsysteem (of een andere applicatie) verwijderd te worden. Ook digitale archiefbescheiden moeten uit de betreffende systemen verwijderd. Afhankelijk van de autorisaties en de mogelijkheden gebeurt door een applicatiebeheerder, een ICT-medewerker of door de leverancier.

Voor beide, analoge en digitale vernietiging, geldt dat op geen enkele wijze de gegevens of informatie meer gereproduceerd kunnen worden.

Verklaring van vernietiging
Wanneer de daadwerkelijke vernietiging heeft plaatsgevonden moet de beheerder een verklaring van vernietiging opstellen waaraan de vernietigingslijst en de machtiging zijn toegevoegd. NoVA heeft een model voor een verklaring van vernietiging opgesteld. Eén exemplaar van deze verklaring wordt digitaal toegezonden aan NoVA.

Vernietiging van dossiers en zaken kan al direct aan het begin van het jaar plaatsvinden. Om dat te kunnen realiseren is een goede planning van belang. Houdt daarbij rekening met de tijd die NoVA nodig heeft om de lijsten te beoordelen de gevraagde machtiging te verlenen. Hoeveel dat is, is afhankelijk van de omvang van het te vernietigen bestand en de kwaliteit van de lijsten. In de periode december t/m april is de tijd hiervoor van NoVA beperkt vanwege de uit te voeren archiefinspecties.

Besluit Burgerlijke Stand 1994

Artikel 22

1. Latere vermeldingen worden opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand onder wie de akte berust, waaraan de latere vermelding moet worden toegevoegd.
2. Indien het register is overgebracht naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet, wordt de latere vermelding overeenkomstig een aanwijzing van de ambtenaar van de burgerlijke stand, die het register laatstelijk onder zijn berusting had, opgemaakt door de beheerder van die bewaarplaats. Na het opmaken van de latere vermelding wordt de daarop betrekking hebbende kennisgeving vernietigd op een door Onze Minister van Justitie in overeenstemming met de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen te bepalen wijze.
3. Indien het dubbel van een akte is overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet, wordt de latere vermelding overeenkomstig een aanwijzing van de ambtenaar van de burgerlijke stand die de akte laatstelijk onder zijn berusting had, gearchiveerd door de beheerder van die bewaarplaats.

Artikel 23

1. De ambtenaar van de burgerlijke stand geeft buiten Nederland opgemaakte stukken, die ten behoeve van het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of van een latere vermelding dienen te worden overgelegd, terug nadat hij zich daarvan een afschrift heeft doen overleggen.
2. De in het eerste lid bedoelde afschriften en de overige stukken die ten behoeve van het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of van een latere vermelding in een lopend register zijn overgelegd, worden vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de datum waarop het register waarvan deze stukken de bijlagen zijn, is afgesloten.
3. De in het eerste lid bedoelde afschriften en de overige stukken die ten behoeve van het opmaken van een latere vermelding in een afgesloten register dienen te worden overgelegd, worden vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de datum waarop deze latere vermelding is opgemaakt.
4. De verklaring als bedoeld in artikel 44, respectievelijk artikel 80a, derde lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek wordt vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sinds het opmaken van de huwelijksakte respectievelijk de akte van geregistreerd partnerschap.
5. De akte van erkenning en de akte van ontkenning van het vaderschap of moederschap door de moeder uit wie het kind is geboren worden vernietigd:
   a. nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de ontvangst van het afschrift, bedoeld in artikel 20f, tweede lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek,
   b. of nadat achttien maanden zijn verstreken sinds het opmaken van de akte van erkenning of de akte van ontkenning van het vaderschap of moederschap door de moeder
   uit wie het kind is geboren, zonder dat een akte van geboorte is opgemaakt.
6. De akte van naamskeuze wordt vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de ontvangst van het afschrift, bedoeld in artikel 20f, eerste lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek.
7. Onze Minister van Justitie stelt in overeenstemming met de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen nadere regels met betrekking tot de wijze waarop de in het tweede tot en met zesde lid bedoelde vernietiging plaatsvindt.

Kieswet

Artikel G 3, lid 1, 3 en 8

1. Een politieke groepering die een vereniging is met volledige rechtsbevoegdheid en waarvan de aanduiding niet reeds bij het centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de Tweede Kamer, onderscheidenlijk provinciale staten, is geregistreerd, kan aan het centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de gemeenteraad schriftelijk verzoeken de aanduiding waarmee zij voor die verkiezing op de kandidatenlijst wenst te worden vermeld, in te schrijven in een register dat door het centraal stembureau wordt bijgehouden. De verzoeken die zijn ontvangen of aangevuld als bedoeld in artikel 4:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, na de tweeënveertigste dag voor de kandidaatstelling, blijven voor de daaropvolgende verkiezing buiten behandeling.
2. Bij het verzoek worden overgelegd:
   a. een afschrift van de notariële akte waarin de statuten van de vereniging zijn opgenomen;
   b. een bewijs van inschrijving in het handelsregister, bedoeld in artikel 2 van de Handelsregisterwet 2007 dan wel artikel 2 van de Handelsregisterwet 2009 BES;
   c.  het in het tweede lid bedoelde bewijs van betaling;
   d. een verklaring van de politieke groepering, houdende aanwijzing van haar gemachtigde en plaatsvervangend gemachtigde bij het centraal stembureau, welke geldt
   zolang zij niet door een andere is vervangen.
3. Het centraal stembureau vernietigt het verzoekschrift en de daarbij overgelegde stukken, bedoeld in het derde lid, zodra de schrapping van de aanduiding van de politieke groepering onherroepelijk is. De verklaring, bedoeld in het derde lid, onderdeel d, wordt tevens vernietigd wanneer de verklaring wordt vervangen door een andere.

Artikel I 19
Het centraal stembureau vernietigt de ingeleverde kandidatenlijsten alsmede de daarbij horende stukken, met uitzondering van de overgelegde verklaringen van instemming, na de vaststelling van de uitslag. Van de vernietiging wordt proces-verbaal opgemaakt.

Artikel J 7a, lid 1 en 4

1. Er is een register van ongeldige stempassen. De burgemeester stelt de dag voor de stemming in zijn gemeente uit het register een uittreksel van ongeldige stempassen vast.
2. De burgemeester bewaart het register drie maanden nadat over de toelating van de gekozenen is beslist. Daarna vernietigt hij deze onmiddellijk. Van de vernietiging wordt proces-verbaal opgemaakt.

Artikel N 12

1. De burgemeester brengt de processen-verbaal en de opgave van de door hem vastgestelde aantallen stemmen onverwijld over naar het hoofdstembureau.
2. De burgemeester maakt de stukken, bedoeld in het eerste lid, met weglating van de ondertekening onverwijld op een algemeen toegankelijke wijze elektronisch openbaar. Daarnaast legt hij een afschrift van de stukken onverwijld voor een ieder ter inzage op het gemeentehuis totdat over de toelating van de gekozenen is beslist.
3. De burgemeester brengt de pakken, bedoeld in artikel N 9, op verzoek van het centraal stembureau over naar het centraal stembureau.
4. De burgemeester bewaart de pakken, bedoeld in de artikelen N 2 en N 9, die niet naar het centraal stembureau zijn overgebracht, en de afschriften, bedoeld in het eerste lid, drie maanden nadat over de toelating van de gekozenen is beslist. Daarna vernietigt hij deze stukken onmiddellijk, tenzij:
   a. de officier van justitie of de rechter-commissaris in het kader van een strafrechtelijk onderzoek een verzoek heeft gedaan tot overdracht van deze stukken, in welk geval
   de vernietiging plaatsvindt nadat dit onderzoek is afgerond;
   b. Strafvervolging is ingesteld wegens een strafbaar gestelde gedraging in de Kieswet, de artikelen 125 tot en met 129 van het Wetboek van Strafrecht of de artikelen 131 tot
   en met 135 van het Wetboek van Strafrecht BES, in welk geval de vernietiging plaatsvindt nadat er een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is.
5. Van de vernietiging wordt proces-verbaal opgemaakt.

Artikel O 5

1. Het hoofdstembureau brengt de processen-verbaal van de stembureaus en de opgaven van de burgemeesters en, tenzij het de verkiezing betreft van de gemeenteraad, van het algemeen bestuur of van provinciale staten van een provincie die één kieskring vormt, een afschrift van zijn proces-verbaal terstond over aan het orgaan waarvoor de verkiezing plaatsvindt.
2. Het orgaan waarvoor de verkiezing plaatsvindt, bewaart de processen-verbaal van de stembureaus drie maanden nadat over de toelating van de gekozenen is beslist. Daarna vernietigt hij deze stukken onmiddellijk. Van de vernietiging wordt proces-verbaal opgemaakt.

Artikel P 25

1. Het centraal stembureau bewaart de pakken, bedoeld in artikel P 21, tweede lid, drie maanden nadat over de toelating van de gekozenen is beslist. Daarna vernietigt hij deze stukken onmiddellijk, tenzij:
   a. de officier van justitie of de rechter-commissaris in het kader van een strafrechtelijk onderzoek een verzoek heeft gedaan tot overdracht van deze stukken, in welk geval
   de vernietiging plaatsvindt nadat dit onderzoek is afgerond;
   b. strafvervolging is ingesteld wegens een strafbaar gestelde gedraging in de Kieswet, de artikelen 125 tot en met 129 van het Wetboek van Strafrecht of de artikelen 131 tot
   en met 135 van het Wetboek van Strafrecht BES, in welk geval de vernietiging plaatsvindt nadat er een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is.
2. Van de vernietiging wordt proces-verbaal opgemaakt.

Wet tijdelijk huisverbod

Artikel, 10 lid 1

1. De beschikking waarbij het huisverbod met toepassing van artikel 2, eerste lid, of 9, eerste lid, is opgelegd of verlengd, wordt gedurende vijf jaren ter gemeentesecretarie bewaard en vervolgens vernietigd. De gedurende deze termijn ontvangen stukken betreffende het huisverbod worden daarbij gevoegd.